Digitalisierung der Verwaltung in Ascheberg schreitet weiter voran

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Asche­berg. Über vie­le Jahr­zehn­te wur­de in der Gemein­de­ver­wal­tung ana­log gear­bei­tet. Nun packt eine Arbeits­grup­pe „Digi­ta­li­sie­rung“ unter der Lei­tung von Sebas­ti­an Döring, Fach­grup­pen­lei­ter All­ge­mei­ne Ver­wal­tung, Per­so­nal und Digi­ta­li­sie­rung, einen wei­te­ren Bau­stein des digi­ta­len Auf­bruchs der Gemein­de­ver­wal­tung Asche­berg an.

Am 01. Janu­ar 2022 hat die Gemein­de­ver­wal­tung einen digi­ta­len Akten­plan ein­ge­führt, der eine zen­tra­le, digi­ta­le Abla­ge- und Bear­bei­tungs­struk­tur für die Akten schafft. Zwei Fach­grup­pen haben bereits begon­nen, das neue Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem d.3 mit digi­ta­len Akten zu fül­len. Unter­stützt wird die Ver­wal­tung dabei durch die Fir­ma d‑velop.

Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung wer­den auch die zahl­rei­chen inter­nen Abläu­fe wie Bear­bei­tun­gen, Frei­ga­ben, Kennt­nis­nah­men oder Mit­zeich­nun­gen der Schrift­stü­cke ana­ly­siert und auf digi­ta­le Ver­fah­ren umge­stellt. Schritt für Schritt über­füh­ren die Beschäf­tig­ten bestehen­de Akten in das digi­ta­le Sys­tem. Für das Jahr 2022 sind hier die Berei­che Ver­trags­ma­nage­ment, Per­so­nal­ak­te sowie Steu­er­ak­te vor­ge­se­hen. Par­al­lel wird die ein­ge­hen­de Post digi­tal erfasst und bear­bei­tet. „Nur so ist es mög­lich, dass Doku­men­te gar nicht erst in Papier­form bei den Fach­grup­pen ankom­men“, berich­tet Tho­mas Frye aus der Arbeits­grup­pe. „Der Start ver­lief viel­ver­spre­chend, zeig­te aber auch den ein oder ande­ren Anpas­sungs­be­darf“, berich­tet Sebas­ti­an Döring.

Maren Ernst, zustän­dig für Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­te, erläu­tert: „Der digi­ta­le Akten­plan ermög­licht, Doku­men­te elek­tro­nisch in kla­ren Struk­tu­ren abzu­spei­chern. Damit las­sen sich Schrift­stü­cke ein­fach recher­chie­ren, bear­bei­ten oder an Beschäf­tig­te gezielt ver­tei­len.“ Digi­ta­le Akten sind die Basis für digi­ta­les Arbei­ten. Daher müs­sen nun nach und nach alle not­wen­di­gen Schrift­stü­cke der Gemein­de Asche­berg digi­ta­li­siert werden.

Ob die Umstel­lung auf eine „papier­ar­me“ Ver­wal­tung gelingt, ist nicht in ers­ter Linie von der Tech­nik abhän­gig, son­dern davon, dass die Beschäf­tig­ten mit­ge­nom­men und für das The­ma begeis­tert wer­den. Die Vor­tei­le einer digi­ta­len Akten­füh­rung wer­den schließ­lich an kon­kre­ten Fäl­len sicht­bar, ist sich die Arbeits­grup­pe Digi­ta­li­sie­rung einig.